OGEC du Collège Saint-Eugène de Mazenod · Marseille

L'IA dans votre travail :
pour vous, et avec vous

Deux façons de s'en servir. Pour vous : elle fait à votre place les tâches répétitives — rédiger, synthétiser, mettre en forme, traduire. Avec vous : elle vous épaule pour réfléchir, préparer, analyser, anticiper, vérifier, apprendre. Repérez ce que vous faites souvent : ce sont vos premiers terrains d'essai.

Deux registres d'aide
Pour vousl'IA produit le livrable
Avec vousl'IA vous épaule pendant que vous faites
Ce que ça vous apporte
gain de temps
qualité

Comptabilité & contribution des familles

Comptable, économe, suivi budgétaire et facturation des scolarités
Pour vous — l'IA produit
  • Préparer le règlement financier de l'année temps qualité
    • Mettre à jour les clauses tarifaires et l'avenant financier au contrat de scolarisation
    • Reformuler conditions de paiement, acomptes, frais de dossier pour qu'elles soient claires
  • Rédiger la note de rentrée sur les tarifs envoyée aux familles temps
  • Rédiger les modèles de courriers de relance d'impayés temps
  • Construire et commenter le tableau de bord budgétaire temps
    • Comparer réalisé / prévisionnel, repérer les écarts, rédiger le commentaire de gestion
  • Préparer le rapport financier de l'AG temps qualité
  • Aide à la nomenclature comptable de l'EC : retrouver le bon compte, expliquer une imputation qualité
Avec vous — l'IA vous épaule
  • Préparer la présentation d'une hausse de tarif au CA : anticiper les objections qualité
  • Lire un long contrat fournisseur ou un bail et en sortir les points de vigilance temps qualité
  • Simuler une grille de tarification sociale au quotient familial : tester des scénarios qualité
  • Vérifier qu'une remise (fratrie, personnel EC) respecte le plafond de 30 % qualité
  • Se faire expliquer une nouvelle obligation comptable ou fiscale qualité
  • Chercher des pistes d'économies poste par poste, à challenger qualité
  • Vérifier la cohérence d'un budget prévisionnel : repérer un oubli qualité

Secrétariat, accueil & dossiers

Accueil, courriers, inscriptions, communications courantes
Pour vous — l'IA produit
  • Rédiger courriers et attestations types (scolarité, présence, conventions) temps
  • Transformer ses notes de réunion en compte rendu propre temps qualité
  • Préparer une FAQ familles (inscription, restauration, horaires, paiement, EcoleDirecte) temps qualité
  • Trier une boîte mail chargée et préparer des réponses types temps
  • Relire, corriger, harmoniser le ton d'un document qualité
  • Traduire une information pour les familles allophones temps qualité
  • Rédiger les circulaires de rentrée et les notes d'information périodiques temps
Avec vous — l'IA vous épaule
  • Trouver la bonne formulation pour un courrier délicat qualité
  • Anticiper les questions des familles à la rentrée et préparer les réponses temps
  • Repenser le processus de préinscription pour le simplifier qualité
  • Organiser une période de forte charge (rentrée, préinscriptions) : prioriser, planifier temps
  • Apprendre à mieux se servir d'un logiciel (EcoleDirecte, tableur) qualité

Vie associative & gouvernance OGEC

CA, AG, bureau, relations avec la tutelle diocésaine et le réseau
Pour vous — l'IA produit
  • Rédiger convocations et ordre du jour de CA / AG temps
    • Avec les membres de droit : directeur diocésain, présidente UDOGEC, président APEL
  • Mettre ses notes de séance en procès-verbal structuré temps qualité
  • Préparer les rapports d'activité et d'orientation de l'AG temps
  • Décrypter un texte du réseau en points d'action (statut de l'EC, note FNOGEC/UDOGEC, ISIDOOR) temps qualité
  • Préparer les supports de liaison avec le Lycée Paul Mélizan dans le cadre du pôle temps
Avec vous — l'IA vous épaule
  • Préparer l'animation d'un CA ou d'un conseil d'établissement : déroulé, points de décision, minutage qualité
  • Anticiper les questions sensibles d'une AG et préparer des réponses qualité
  • Comprendre un point de droit associatif (responsabilité des administrateurs, quitus) qualité
  • Aider un nouvel administrateur bénévole à monter en compétence : résumés, glossaire temps

Ressources humaines (personnel OGEC)

Personnel non-enseignant : administratif, entretien, restauration, vie scolaire
Pour vous — l'IA produit
  • Rédiger une fiche de poste ou une offre d'emploi temps qualité
  • Préparer une trame d'entretien annuel / professionnel et sa grille temps
  • Retrouver et expliquer un point de la convention EPNL (congés, classification, prime) temps qualité
  • Rédiger une note de service au personnel temps
Avec vous — l'IA vous épaule
  • Préparer un entretien difficile (recadrage, annonce) : anticiper, s'entraîner qualité
    • Sur la situation type, sans nommer la personne
  • Comprendre une procédure RH avant d'agir (rupture, discipline) qualité
  • Vérifier un calcul ou une règle de paie (sur un cas type) qualité
  • Réfléchir à l'organisation d'une équipe ou faire évoluer une fiche de poste qualité
  • Bâtir un plan de formation du personnel temps

Patrimoine, travaux & sécurité

Bâtiments du site Louise de Marillac, maintenance, contrôles réglementaires
Pour vous — l'IA produit
  • Rédiger un cahier des charges ou un descriptif de travaux temps qualité
  • Comparer des devis d'artisans et en faire la synthèse temps
  • Établir un planning de maintenance préventive et des check-lists temps
    • Chaufferie, extincteurs, vérifications périodiques obligatoires
  • Structurer le registre de sécurité et le suivi de conformité temps
  • Traduire une obligation ERP en actions (sécurité incendie, accessibilité) temps qualité
  • Préparer la note de présentation d'un projet immobilier pour le CA / la tutelle diocésaine temps
Avec vous — l'IA vous épaule
  • Préparer les questions à poser à un architecte ou un bureau de contrôle qualité
  • Comprendre un diagnostic technique (DPE, amiante, accessibilité) en clair qualité
  • Hiérarchiser les travaux sur plusieurs années : aide à la priorisation qualité
  • Peser les scénarios d'un projet : avantages, inconvénients, risques qualité

Restauration & intendance

Demi-pension, menus, fournisseurs, hygiène
Pour vous — l'IA produit
  • Proposer des menus équilibrés et gérer la rotation sur le cycle temps qualité
  • Mettre en forme les procédures HACCP et protocoles d'hygiène qualité
  • Rédiger une procédure générique de gestion des allergènes qualité
  • Synthétiser le suivi fournisseurs, commandes, stocks temps
  • Rédiger l'information aux familles sur la demi-pension, les tickets et les remboursements temps
Avec vous — l'IA vous épaule
  • Trouver des idées de menus à thème ou d'animations cantine qualité
  • Comprendre une évolution réglementaire (loi EGalim, gaspillage, bio) qualité
  • Chercher des pistes contre le gaspillage alimentaire qualité
  • Préparer un cahier des charges pour un prestataire de restauration temps

Communication & relation familles

Site eugenedemazenod.org, circulaires, portes ouvertes, information aux familles
Pour vous — l'IA produit
  • Rédiger les articles pour le site, les circulaires et les affichages temps qualité
  • Préparer les supports des portes ouvertes et de la réunion de rentrée temps
  • Décliner un même message en plusieurs formats (EcoleDirecte, site, papier) temps
  • Préparer des réponses types aux questions fréquentes temps
  • Valoriser les projets du collège (chorale, théâtre, rugby, pastorale, CDI) en articles ou communications temps qualité
Avec vous — l'IA vous épaule
  • Trouver des idées de contenu et des angles pour valoriser le projet éducatif qualité
  • Préparer la trame d'une réunion d'information (rentrée, préinscriptions) temps
  • Anticiper les réactions sur un sujet sensible (hausse de tarif, réorganisation) qualité
  • Rendre un texte plus clair et plus chaleureux qualité