Achats Cas réel

Un lot sinistré à chiffrer avant ce soir.

Un grossiste en déstockage reçoit des appels d'offres d'experts en sinistres : un PDF, quelques photos, une réponse attendue dans les heures qui suivent. L'IA lit le dossier, vérifie les prix du marché et rend un document d'offre complet. Le grossiste relit, ajuste et décide.

Un appel d'offres reçu en 2025, données anonymisées.

6 384
unités de vente à valoriser, sur 27 supports
12
points de vigilance contrôlés un par un
5
produits identifiés sur les photos, chacun avec son prix relevé en ligne
< 10 min
au lieu d'une matinée à deux ou trois personnes
Un vrai dossier, une vraie comparaison : déjà chiffré par l'équipe. L'offre recommandée par l'IA était la même que celle de l'équipe.
1 · Le temps gagné

Une petite matinée à trois… ou dix minutes.

Les mêmes étapes, dans le même ordre. Ce qui change : qui lit, qui cherche, qui calcule.

Le vrai gain : répondre dans le délai à des appels d'offres qu'on laissait passer faute de temps, avec un chiffrage aussi rigoureux à chaque fois, quelle que soit la personne qui le traite.

À la main

  • Lire le PDF et zoomer sur chaque photo pour retrouver les dates limites
  • Chercher les prix de chaque produit, enseigne par enseigne
  • Monter le tableau de valorisation, calculer les scénarios de marge
  • Rédiger l'offre, les réserves et l'email
⏱ Une petite matinée, à deux ou trois

Avec l'IA

  • On joint le PDF à la procédure enregistrée
  • L'IA extrait, contrôle, cherche les prix, chiffre et rédige
  • On relit le document, on ajuste l'offre, on envoie
⏱ Moins de dix minutes, relecture comprise
2 · Le dossier reçu

Ce que l'expert envoie : quatre pages.

Dont deux de photos prises dans l'entrepôt. Les dates limites ne sont lisibles que sur certaines étiquettes. Cabinet, expert, entrepôt et contacts masqués. Cliquez pour agrandir.

3 · Ce que l'IA a rendu

D'abord le lot, puis l'alerte.

Le document produit commence par une fiche d'identité du lot. Extraits anonymisés : expert, entreprise et lieu retirés.

⚠️ Date limite de réponse dépassée. L'IA l'a repérée en comparant l'échéance à la date du jour, et l'a mise en tête du document.
Analyse de lot sinistré · offre de rachatAppel d'offres d'août 2025
Nature
Produits alimentaires ambiants : soupes liquides en briques, soupes déshydratées, nouilles en pot (trois marques nationales)
Colisage
27 supports · 6 palettes · 679 colis · 6 384 unités · 4,3 tonnes
Valeur déclarée
11 745 € HT
Motif
Conteneur resté un mois sur un terminal ferroviaire ; dates limites devenues trop courtes pour le client prévu.
3 · Ce que l'IA a rendu

Douze points contrôlés, les trous signalés.

Ce qui manque, ce qui est illisible, ce qui est incertain : l'IA le dit au lieu de le combler. Ci-contre, six des douze points.

✅ OK
Dates limites, soupes en briqueLisibles sur les photos : environ 9 mois. Assez pour le hard-discount et l'export, pas pour la grande distribution.
⚠️ À vérifier
Dates limites, nouilles en potNon visibles sur les photos : à demander avant toute offre ferme.
⚠️ À vérifier
Température de stockage33 jours dans un conteneur métallique, en été : était-il ventilé ?
⚠️ À vérifier
Bon de livraisonAnnoncé en pièce jointe, absent du PDF : indispensable pour la répartition exacte.
⚠️ À noter
Propriétaire légalMarchandise délaissée au transporteur : à qui payer ?
❌ Problème
Date limite de réponseDépassée : l'email demande d'abord si le lot est encore disponible.
3 · Ce que l'IA a rendu

Cinq produits, cinq prix relevés en magasin.

Une ligne par produit et par format repérés sur les photos. Le prix public est relevé sur les sites des enseignes, puis décoté pour la revente en déstockage. Les quantités sont estimées : le bon de livraison manquait.

ProduitQuantité est.Prix public relevéSourcePrix de revente / unitéValeur de revente
Soupe liquide, bipack 2 × 30 cl~2 4002,20 – 2,59 €Monoprix, Carrefour0,55 – 0,70 €~1 560 €
Soupe liquide, brique 1 L~1 2002,80 – 3,85 €Monoprix, Auchan0,75 – 1,00 €~1 050 €
Soupe déshydratée, boîte de 3 sachets~1 2001,80 – 2,20 €Carrefour, Leclerc0,40 – 0,55 €~570 €
Soupe déshydratée, boîte de 4 sachets~9002,00 – 2,50 €Carrefour, Leclerc0,45 – 0,60 €~472 €
Nouilles en pot, 60 g~6841,10 – 1,49 €Carrefour, Auchan0,30 – 0,40 €~240 €
Mix non identifiéà confirmer—bon de livraison—~200 €
Total estimé~6 3844 100 – 5 400 €
Pour vous : aucun prix inventé. Ce qui n'est pas identifiable est marqué « à confirmer », et le document dit ce qui ferait bouger le chiffre : un lot surtout en briques de 1 L vaut plus qu'un lot surtout en petits sachets.
3 · Ce que l'IA a rendu

Trois scénarios, une offre recommandée.

Prudente1 850 – 2 050 €
Médiane ★2 500 – 2 800 €
Offensive3 000 – 3 200 €
Valeur de revente estimée4 100 – 5 400 €
Coûts logistiques estimés400 – 600 €
Offre recommandée21 à 24 % de la valeur déclarée

Le formulaire d'offre du vendeur, avant et après (cliquez pour agrandir) :

Le document se termine par l'offre en toutes lettres, ses conditions (enlèvement, réserves sur la disponibilité, le bon de livraison et les dates limites) et l'email de réponse à l'expert.

4 · Pourquoi le résultat est fiable

Rien d'inventé, et la décision reste humaine.

Rien d'inventéChaque prix est relevé sur un site d'enseigne, avec sa source et sa date ; ce qui n'est pas trouvé est marqué « à vérifier ».
Les trous repérésBon de livraison manquant, dates illisibles, propriétaire incertain : signalés, pas comblés.
Les règles de la maisonCircuits de revente, marge visée, décote selon les dates limites : les mêmes pour chaque dossier.
Le même verdict que l'équipeSur ce dossier réel, l'offre recommandée correspond à celle chiffrée à la main.
Une décision éclairée, pas imposéeTrois scénarios et une recommandation argumentée : c'est l'acheteur qui choisit.
Ce qui reste à l'humainVérifier les quantités sur le bon de livraison, appeler l'expert, valider le prix final.
Côté données : l'outil doit être validé par l'entreprise, car les marges et les règles de prix sont un secret des affaires.
5 · Comment c'est fait

Une procédure écrite une fois, réutilisée à chaque dossier.

Enregistrée dans l'outil (un projet, un assistant configuré) : à chaque appel d'offres, on y joint le PDF, rien d'autre.

🚫Une règle absoluePas de PDF joint, pas d'analyse : l'IA le réclame au lieu d'inventer un dossier.
→
🏠Les paramètres de la maisonCircuits de revente, marge visée, décote selon les dates limites.
→
🔎Lire et vérifierLots, colisage, état, dates sur les photos, échéance, prix relevés en ligne.
→
✍️Chiffrer et rédigerVigilance, valorisation, synthèse, offre, réserves et email, toujours dans le même ordre.
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Le prompt utilisé, anonymisé

Écrit une fois, enregistré dans un projet (Claude, ChatGPT…) : à chaque appel d'offres, on joint le PDF, rien d'autre. Les crochets sont à remplacer par vos paramètres : circuits de revente, marge visée, décote. C'est ce qui fait de ce prompt votre méthode d'évaluation, appliquée de la même façon à chaque lot.

⛔ RÈGLE ABSOLUE AVANT DE COMMENCER Tu ne dois traiter ce prompt QUE si un fichier PDF est joint à ce message. Si aucun PDF n'est attaché, réponds UNIQUEMENT : « ⛔ Merci de joindre le PDF de l'appel d'offres. Je ne peux pas commencer l'analyse sans ce document. » Ne génère aucun contenu, ne pose aucune question. Attends le PDF. --- Tu es un expert en rachat de lots sinistrés et déstockage alimentaire, travaillant pour [VOTRE ENTREPRISE], spécialisée dans le rachat en gros de marchandises (déstockage, sinistres, fins de série). Paramètres permanents : - Circuit de revente : [vos circuits, ex. hard discount France + export UE] - Marge cible : [votre fourchette de marge] - Décote déstockage appliquée : [votre décote] sur le PVC selon DDM restantes --- ÉTAPE 1 — LIS LE PDF JOINT Extrais automatiquement : - Référence dossier, nom et coordonnées complètes de l'expert (email, tél) - Date de l'appel d'offres et DEADLINE EXACTE (date + heure) - Nature des produits, marques identifiables (texte + photos) - Colisage : UVC, colis, palettes, poids brut, valeur HT déclarée - État physique constaté (texte exact du PDF) - Motif de la vente - Lieu de stockage : adresse + contact - Documents joints mentionnés (BL, photos...) - DDM lisibles sur les photos Compare la deadline à la date d'aujourd'hui. Si deadline dépassée → tu l'indiqueras dans le document avec une alerte visible. --- ÉTAPE 2 — VÉRIFIE LES PRIX EN LIGNE Pour chaque marque ou référence identifiable : - Recherche le PVC actuel sur : Carrefour.fr, Auchan.fr, Monoprix.fr, Leclerc.fr, Amazon.fr - Note le site source ET le mois de relevé pour chaque prix - Si plusieurs formats existent (2x30cl, 1L...), cherche chaque format séparément - Si prix introuvable → indique "Non trouvé — à vérifier" (ne jamais inventer un prix) --- ÉTAPE 3 — GÉNÈRE UN FICHIER WORD (.DOCX) COMPLET Produis un document Word structuré, avec titres hiérarchisés, tableaux alignés, montants-clés en gras, dans cet ordre exact : ## EN-TÊTE Titre : [VOTRE ENTREPRISE] | Analyse de lot sinistré [réf. dossier] Sous-titre : ANALYSE & OFFRE DE RACHAT Tableau 4 colonnes : | Dossier expert | [réf.] | Expert | [Nom] — [société] | | Date AO | [date] | Deadline init. | [date + heure] | | Répondant | [VOTRE ENTREPRISE] | Analyse le | [date du jour] | Tableau description du lot : | DESCRIPTION DU LOT | | Nature | [produits + marques identifiées] | | Colisage | [X supports — X palettes — X colis — X UVC] | | Poids brut | [X kg] | Valeur HT | [X €] | | État | [texte exact du PDF] | | Stockage | [adresse + contact : nom, mob, email] | | Motif | [résumé fidèle] | Si deadline dépassée, insère ici un encadré d'alerte : « ATTENTION — DEADLINE DÉPASSÉE : La date limite était le [date]. Nous sommes le [date actuelle]. Appeler [Nom expert] au [tél] AVANT toute démarche. » --- ## 1. POINTS DE VIGILANCE Tableau 3 colonnes : | Statut | Point de vigilance | Détail | Statut : ✅ OK / ⚠️ À VÉRIFIER / ❌ PROBLÈME Couvre dans cet ordre : 1. DDM par marque et format (court < 6 mois = ⚠️, très court < 3 mois = ❌) 2. État physique des emballages (gonflement briques, intégrité cartons) 3. Conditions de stockage (durée, type de contenant, températures estimées) 4. Documents manquants (BL non fourni, photos insuffisantes) 5. Mix de références (répartition entre marques inconnue sans BL) 6. Situation juridique (propriétaire légal pour le règlement) 7. Logistique (accès PL, format palette, enlèvement à charge acquéreur) 8. Conformité réglementaire 9. Statut de la deadline (❌ si dépassée) 10. Toute autre anomalie détectée --- ## 2. TABLEAU DE VALORISATION PAR RÉFÉRENCE Note de tête : « Reconstitution sur base des photos et description. Quantités estimatives — à ajuster après réception du BL [n° si mentionné]. » Tableau 7 colonnes : | Marque | Description | UVC est. | PVC constaté (€) | Source prix | Prix déstock./UVC | Valeur revente totale | Règles : - Une ligne par marque ET par format identifié - PVC : fourchette bas-haut + source + mois de relevé - Prix déstockage : décote [votre décote] sur PVC, ajustée selon DDM restantes - Valeur revente totale : fourchette ~X € - Références non identifiables : "À confirmer via BL" - Dernière ligne : TOTAL ESTIMÉ (fourchette bas-haut) Note de bas de tableau : sources utilisées + méthode de calcul. --- ## 3. SYNTHÈSE FINANCIÈRE Tableau 2 colonnes : | Valeur HT déclarée | X € | | Valeur de revente totale estimée (bas) | ~X € | | Valeur de revente totale estimée (haut) | ~X € | | Coûts logistiques estimés (transport + manutention) | X – X € | | Offre conseillée — scénario conservateur (marge haute) | X – X € | | Offre conseillée — scénario médian (marge médiane) | X – X € | | Offre conseillée — scénario agressif (débouché assuré) | X – X € | | Fourchette d'offre recommandée | X – X € | | % de la valeur déclarée | X – X % | Note obligatoire : expliquer pourquoi l'offre est bien inférieure à la valeur HT déclarée. --- ## 4. ÉLÉMENTS POUR RÉPONDRE À L'APPEL D'OFFRES ### 4a — Montant de l'offre Encadré centré : X XXX,00 € HT XXXX EUROS HORS TAXES Légende : « Au départ du lieu de stockage — enlèvement et transport à la charge de l'acquéreur. » ### 4b — Conditions et réserves Si des ⚠️ ou ❌ subsistent, clause de réserve en 2-3 lignes mentionnant : - La disponibilité si deadline dépassée - Le BL si manquant - Les DDM non confirmées si applicable ### 4c — Email de réponse complet Objet : Offre de rachat — Réf. dossier [X] — [VOTRE ENTREPRISE] À : [email de l'expert extrait du PDF] Corps : - Présentation de [VOTRE ENTREPRISE] (1 phrase) - Référence dossier + description très courte du lot - Montant de l'offre en chiffres ET en toutes lettres - Disponibilité enlèvement : 48 à 72h ouvrées après accord + règlement - Si deadline dépassée : paragraphe demandant confirmation de disponibilité - Si BL manquant : demande explicite avant finalisation - Réserves professionnelles (reprises du 4b) - Formule de politesse professionnelle - Signature : [Prénom NOM] / [VOTRE ENTREPRISE] / [Tél] — [Email] --- ## 5. NOTES COMPLÉMENTAIRES (USAGE INTERNE) Liste numérotée des actions prioritaires AVANT l'envoi : 1. Si deadline dépassée → appel téléphonique immédiat à l'expert. Vérifier si lot attribué, invendu ou en ré-ouverture. 2. Si BL manquant → identifier précisément ce qui manque et comment l'obtenir. 3. Pour chaque ⚠️ ou ❌ du tableau Section 1 → recommandation concrète. 4. Points forts du lot / opportunités → ce qui en augmente la valeur. --- FORMAT DE SORTIE : document Word (.docx) complet, aucune section tronquée, titres hiérarchisés, tableaux alignés, montants en gras, email prêt à copier-coller, langue française professionnelle.